Geri Beslemeniz Anlaşılmıyorsa, Durun!
Bertay Fişekçi Sabah epostalarınızı önünüze açtınız, ilk kahvenizle birlikte ne olup bitmiş inceliyorsunuz… Bir süre önce ekibinizden bir arkadaşınıza devrettiğiniz ve ekip yöneticisi olarak biraz daha uzaktan izlemekte olduğunuz bir müşteriniz yazmış, hemen tıkladınız:
Selamlar Merve hanım, aşağıdaki eposta bizi üslup ve yazım şekli açısından rahatsız etti. Sizinle uzun yıllardır tanışıyoruz, güzel çalıştık, bu epostayı sizin de görmenizi istedik. İyi çalışmalar…
Biraz ürperdiniz, gözünüz aşağıya kaydı… Ekibinizde bu müşteri ile çalışmaya yeni başlamış arkadaşınızın epostasını okumaya başladınız.
Üstten bir bakış, kurumsal hayata uymayacak bazı ifadeler, sanki müşteriyi köşeye sıkıştırmak ister gibi yazılmış ancak daha olumsuz algılanmış bir metin… Biraz canınız sıkıldı…
Bu arkadaşınızdan bir toplantı istediniz, ertesi gün buluştunuz. Toplantıda müşterinin epostasını, müşterinin tepkisini ve atılan epostadaki sıkıntılı gördüğünüz yerleri kırmadan dökmeden suçlamadan ifade ettiniz.
Arkadaşınızın tepkisi biraz beklenmedik idi sizin için :
“Ben burada bir sorun görmüyorum”.
Farklı cümlelerle yeniden anlattınız, ilişki üzerinden tanımladınız, epostadaki sorunlu cümleleri yeniden gösterdiniz. Pek bir şey değişmedi, sorun olmadığını, sorunu göremediğini söyledi.
Tam bu noktada önemli bir kırılma anına geldiniz, artık geri besleme vermiyorsunuz, “haklı çıkmaya çalışıyorsunuz”. Diyalog haklı olmak, haksız olmak eksenine kaydığında arkadaşımız artık sizi neredeyse duymuyor, sadece kendi pozisyonunu korumak için tepki veriyor, çoktan savunmaya geçmiş durumda…
Bir önemli farkındalık daha yaşıyorsunuz, arkadaşınız sizin önerinize “direnç” göstermiyor, basitçe verdiğiniz geri beslemeyi “anlamadı”. Müşterinin tepkisini, epostanın neden kırıcı olduğunu, arka planda ilişkiyi bozabileceğini özümseyemedi. Anlamayan kişi ile anlayıp direnç gösteren kişiyi ayırt etmek önemli bir liderlik becerisi oluyor bu senaryoda…
Bu noktada artık şu sınıra gelmek iyi olur, bu konuşmaya ne kadar devam ederseniz, çözümden uzaklaşıyor, geri beslemenin etkisini azaltıyorsunuz. O zaman şöyle bir yol uygun olabilir:
“Sanırım bu konuda birbirimizi anlamakta zorlanıyoruz. Bunu şimdilik kenara alalım istersen, haftaya yapacağımız görüşmede yeniden konuşalım, uygun mu?”
Bu aslında iki tarafı da rahatlatan bir açılım olabilir. O bir haftada arkadaşımız sakin kafayla epostayı yeniden okuyabilir ve bazı ifadelerin tam da uygun olmadığını keşfedebilir. Aynı haftada siz de bu mesajı daha etkili verebilmek için farklı yollar keşfedebilirsiniz.
Bir hafta sonra konuştuğunuzda büyük ihtimalle diyalog daha olumlu bir noktadan ilerleyecek, arkadaşımız gelişim alanını görecek, siz de farklı yaklaşımları deneme imkanı bulacaksınız.
Genelde yöneticiler geri beslemenin tek oturumda bitirilmesi gerektiğini düşünebilirler, hatta bazıları not alıp çeyrek değerlendirme toplantısında konuşuruz diyerek erteleme eğilimi de gösteriyor olabilirler. Karşı tarafa geçmeyen bir geri besleme hemen direnç yaratıyor, halbuki geri besleme zamana yayılabilecek de bir süreç olabilir.
Bir sonraki geri besleme konuşmanızda ikinci kez farklı şekilde anlattığınız halde anlaşılmayan ifadelerinizde ısrar etmek yerine durun ve bir ara verin, iki tarafa da vereceğiniz bir ara faydalı olabilir.
Bu ve benzeri konuları bir topluluk ortamında öğrenerek ve uygulayarak liderlik becerilerinizi geliştirmek ister miydiniz? Kazanan Liderler Kulübüne bekleriz.
