Akşam 11’de ofisteyim çünkü ekibimi yetiştirememişim

Bu aralar biraz fazla çalıştığınızı, evinizdeki akşam yemeklerini kaçırdığınızı, ofiste gece çalışmalarının arttığını fark ettiniz mi? Ne sıklıkta oluyor bu sahneler?

Böyle gecelerde bir taraftan soluk monitör ışığından sızan ışık, diğer taraftan yalnızlık insanı hüzünlendirebilir. Bir ekip yöneticisi olarak şu da aklınızdan geçmiş olabilir:

“Ekibim de bu işi yapabilirdi sanki”

Bunu fark ettiğinizde aslında sonraki eylemlerinizin bir altyapısını da kurmuş oluyorsunuz, eğer gece ofiste bir rapor için kaldıysanız ve ekibinizde bu raporu normal iş zamanında belli bir kalitede yapabilecek insanlar varsa ve siz bunu uygun şekilde organize edemediyseniz…. Aynaya bakarak başlayabiliriz, ekibinizi “yetiştiremediniz”.

Arka planda sorun ne olabilir?

Açıklamak – Öğretmek : Bir işi devretmeniz gerektiğinde eğer o devredeceğiniz arkadaşımız tecrübesiz ise ve sizin o işi o arkadaşımıza öğretmeniz gerekiyorsa o zaman “açıklamak” ile “öğretmek” arasındaki farkı netleştirmeli ve buna göre ilerlemelisiniz. Açıklamak bilgiyi aktarmak iken öğretmek çalışanın aynı işi istenen kalitede yapabilmesini sağlayacak süreci yaratmaktır.

Tekrar çözüm olmayabilir: Bazen de “10 kere anlattım yine olmuyor” duygusuna gelebilirsiniz. Demek ki “tekrar anlatmak” sorunu çözmüyor, derinde arkadaşımızın işi içselleştirmesini sağlamıyor. Siz tekrar tekrar aynı şeyi anlattıkça aslında çözümden de uzaklaşıyorsunuz.

Kendim yaparım, daha hızlı olur : Bu cümle o anda işinizin görülmesi için size uygun çözüm gibi gelebilir. Bu görüşte ısrar ettiğinizde gece mesaileriniz artacaktır.

Ekip takıldığında: Bir işi devrettiğinizde ve takip moduna geçtiğinizde ekibinizin her sorusunu ayrıntılarıyla cevaplayıp neredeyse tüm işi bir cevap içinde anlatıyor veya yapıyorsanız ekibiniz “öğrenmeyecektir.” Bu olduğunda en küçük bir takılmada size gelecekler, sizin bütünsel ve çözüme dönük süratli yaklaşımınızı kullanacaklar ve bunu daha sık yapmaya başlayacaklardır. İnsan “rahat” ettiği senaryoyu tercih eder.

İki olumsuz akış : Ekibinizi “yetiştiremediğinizde” onlara öğrenmek ve gelişmek için yer açmazken siz daha çok iş yapan, daha çok çalışan oluyorsunuz.

Kök sebepler : Zihnimizde bizi aşağı çeken ve potansiyelimizi kullanmamızı engelleyen sabotajcılar bu senaryoda kök sebebi oluşturan düşünceleri yaratıyor olabilirler. Örneğin “mükemmeliyetçi” istediği standartları bulamayınca işi kendi yapmaya kalkacak, başarı delisi ekibe verdiği iş “iyi görünmeyince” aşırı endişe üretecek ve “öğretme” kısmını atlayıp sadece sonuca odaklanacak.

Yokuş aşağı giderken

Bu anlattığıma yakın bir senaryo içindeyseniz, belki de farkında olmadan yokuş aşağı gidiyorsunuz ve düşündüğünüzün ötesinde olumsuz sonuçlar karşınıza çıkmaya aday olabilir.

Tükenmişlik : Siz daha fazla çalışıp çalışma saatlerinizin artırdığınızda öncelikle sağlığınızı tehdit ediyorsunuz, dengeniz bozuluyor, dinlenemiyorsunuz, nefes alamıyorsunuz. Bu orta vadede ciddi olumsuz sonuçlara yol açabilir.

Stratejik düşünme : Siz ekibinizi yetiştirmeyip işi çoğu kez kendiniz yapmaya devam ettiğinizde tüm operasyona “bir üst seviyeden” bakamıyor ve “işin üzerinde çalışma”  işlevini yerine getiremiyorsunuz. Bölümünüzün iş çıktıları ve performansı da bundan etkilenir.

Ekibin bağlılığı : Ekip “öğrenemediğinde” bağlılığı azalır, sorumluluk duygusu düşer, üstlendiği projeler azalır, nasıl olsa müdürümüz hallediyor duygusu yerleşir. Bu da size daha fazla iş olarak geri döner, ekip farklı bir teklifte şirketten uzaklaşabilir.

Yedek plan yokluğu: Ekip yöneticisi bir çok konuda “tek” kaldığı için herhangi bir sağlık sorunu, kaza, devamsızlık durumunda işler durma noktasına gelir, sık sık “panik” düzeni yaşanabilir.

Terfi paradoksu : Siz “O kadar çalışıyorum ki herhalde terfi alırım” diye düşünürken üst yönetim “Bu yönetici olmadan ekip çalışamıyor, istesek de terfi ettiremeyiz” diyor.

Bu beş sonuç birbirini besliyor ve sizi bir çıkmaza sürüklüyor olabilir, ekibinizi yetiştirme süreci ile çözüme ilerleyelim.

Ekibinizi Yetiştirmenin 5 Yolu

Alex Hormozi’nin yaklaşımı ile özellikle ekibinizin “öğrenmesini” sağlamak için şu 5 adımı kullanabilirsiniz.

1. Gözlemlenebilir davranışları tanımlamak : Bu aşamada daha net cümleler, daha ölçülebilir yaklaşımlar ile çalışandan ne istediğinizi ve neyi takip edeceğinizi belirtin. Örneğin “Bugün senden başarı bekliyorum” yerine “Müşteri taleplerine 4 saat içinde yanıt vermeni bekliyorum” diyebilirsiniz. Ben aynı zamanda bu ilk adımın “yazılı” da yapılması gerektiğini düşünüyor ve öneriyorum.
2. Örnek olun, gösterin : İstediğiniz işi onunla birlikte yapın, ona adım adım gösterin. Aralarda püf noktalarını, olası hata ihtimallerini ve varsa daha önce yapılmış hataları örneklendirerek öğrenme sürecini pekiştirin. “Bölümümüzün aylık raporunu önceki örneğe bakarak gel birlikte hazırlayalım”
3. Daha az açıklayın, çalışanınız daha fazla denesin : Bu aşamada artık ipleri bırakıp çalışanın öğrendiklerini “denemesini” sağlamanız gerekiyor. Soru olduğunda bir kez anlatıp yine “yürütmeyi” ona bırakmalısınız. Bazı noktalarda “Ben olmasam nasıl ilerlerdin” gibi sorularla çalışanın kendi yolunu içselleştirmesine de yardımcı olabilirsiniz.
4. Çıktıyı sormak ve değerlendirmek : Süreç içinde çalışanın öğrendiklerini göstermesi ve iş çıktılarını sergilemesi için mini toplantılar organize edin. Bu toplantılarda gördüğünüz yanlışı “anında” düzeltme yoluna gidin ve çalışanın yaptıklarıyla ilgili onu takdir edin. Düzelttiğiniz bölümlerle ilgili yeniden denemesini isteyin ve yine takdir edin.
5. Özümsemek: Çalışan bir işi üç defa doğru yaptığında o iş artık onun olur. Ona tam olarak güvenebilirsiniz, yol boyunca başardıkça onu takdir etmeye devam edin.  

Bu haftanın adımı şu olsun, devretmekte zorlandığınız bir işle ilgili yukarıdaki beş adımı kullanarak öğretme ustalığınızı geliştirin.