Ekip Size Rapor Etmediğinde bir Projeyi Yönetmenin 6 yolu

Üniversite zamanınızdaki takım projelerini bir hatırlayın, nasıldı, bazı üyeler çok çalışırken, bazıları neredeyse ellerini sürmezlerdi, değil mi… Eğer ağır yükü taşıyan kişi sizseniz, çoğunlukla kötü hissettiren bir deneyim olmuş olabilir sizin için…

İş hayatında bu biraz daha farklı olabilir tabii.. Her bir projenin bir proje yöneticisi olur ve işler zamanında tamamlanmazsa bazı olumsuz çıktıları görebilirsiniz. Proje yöneticisinin idari bazı yetkileri sınırlı olabilir fakat özellikle performansı düşük çalışanların müdürleri ile konuşarak kariyerlerine olumsuz etki yapabilir.

Çoğunlukla proje yöneticileri ekiplerini seçmezler ve istediklerinde bir çalışanı o ekipten uzaklaştıramazlar da… Peki ekip size rapor etmiyorsa o ekibi nasıl yönetebilirsiniz. Bu benim “otorite olmadan etkileme” dediğim (influence without authority) iş hayatının en önemli becerilerinden biridir.

Bu konuda altı önerim aşağıda…

Yöneticiniz ile sınırları netleştirin

Ekibinizle ilk toplantınızı yapmadan önce size bu görevi veren ve sizin rapor ettiğiniz yöneticiniz ile bir toplantı yapıp sınırlarınızı netleştirmenizde büyük fayda var. Bu toplantıda hem onun beklentilerini öğrenebilir, hem de yetki sınırlarınızı netleştirebilirsiniz.

Ona şu soruları sorabilirsiniz:

• Ekipten insanları çıkarma ve değiştirme yetkim olacak mı?
• Bu proje diğer projeler içinde nasıl bir önceliğe sahip olacak? En öncelikli olmayacaksa hangi sırada olacak? Yani ekip üyelerine sizin projenizin bitiriş tarihine yetişmeleri için farklı bir projeyi durdurup sizin projenizle ilgilenmelerini isteyebilecek misiniz?
• Herhangi bir ekip üyesinin performansı ile ilgili sorun yaşadığınızda yöneticiniz sizi destekler mi, hangi şartla destekler yoksa sizi eşit bir ekip üyesi olarak mı görüyor?
• Henüz sormadıysanız, projenin hedefini, içeriğini ve bitirme zaman beklentisini de sorabilirsiniz.

Proje başlamadan sınırlarınızı belirlemeniz çok önemli olacaktır. Size söz verip projenin tam ortasında size destek vermeyen bir yönetici ile “Bu proje bizim önceliğimiz değil” diyen yönetici sizin için çok benzerdir.

Bununla beraber yöneticinizin desteği ekibin istenen yönde hareketi için önemli bir destek noktası oluşturabilir. Özellikle yöneticinizden projenizin öncelikli olduğu mesajını alırsanız, bunu ekiple de paylaşmaya özen gösterin. Ekip size rapor etmediğinde, onlara bu projenin içinde neden yer aldıklarını açıklamak ve projenin büyük resimdeki önemini anlatmak büyük önem taşıyacaktır.

Yöneticinizin proje önceliği ile ilgili desteğini yazılı da alabilir, bunu ekiple paylaşabilirsiniz.

Farklı bölümlerden katılımcıların bir araya geldiği projelerde her ekip üyesinin öncelikleri içinde yer alamama gibi bir risk var ve her ekip üyesi başka işleri arasında sizin projenize istenen zamanı ayıramayabilir, bu noktada yöneticinizin desteği değerlidir.

Görevleri atamadan önce ekiple toplantı yapın

Farklı bölümlerden arkadaşların bir araya geldiği projelerde, görev dağılımı ilk anda kolay gibi gelebilir… Pazarlamadan Merve pazarlama işlerini yaparken, muhasebeden Murat finansalları takip edebilir ve bu doğal gelebilir. Fakat bu arkadaşlarımız sizin projenize belki diğer bölümlerin yaptığı işleri daha iyi anlamak ve deneyimlemek için katılmış da olabilirler. Böyleyse onların kendi görevlerinin paralelinde görevler almaları onları mutsuz edebilir.

Bu ilk diyalog ekibin iletişim kalitesi açısından da çok önemlidir. Siz ekibin çıktısından sorumlu olsanız bile ekibin tam desteğini alamazsanız başarı şansınız da azalacaktır. Kısaca ekibi dinlemeniz, endişeleri varsa bunlara cevap vermeniz ve ekibe bu projeye katılmalarından ötürü olumlu bir duygu verebilmeniz kıymetlidir.

Yöneticinizle yeniden aynı sayfada olun

Bu ekip görüşmesinden sonra, projenin başarıya ulaşması için düşündüğünüz görevlendirmelerde bir veya daha fazla kişi mutsuz olacaksa, yöneticinizle yeniden görüşerek aynı sayfada olmanız önem taşıyor. Bunu yaptığınızda itiraz noktalarını da düşünmüş, ona göre bir strateji belirlemiş oluyorsunuz.

Zor ve kimsenin istemediği bir işi siz alın

Ekibiniz bu projeyi sizin yönetme sebebinizin başarılı tecrübeleriniz olduğunu bilebilir veya düşünebilir, aynı zamanda kolları sıvayarak projenin başarısı için elinizi taşın altına koyduğunuzu görmeleri önemli bir itici güç yaratacaktır.

Tercih edilmeyen ve zor görünen bir işi sizin üzerinize almanız projeye ve ekibe verdiğiniz önemi ve önceliği göstererek bir mesaj verir. Bu angarya gibi görülebilecek işleri delege etmeniz kendinizi projenin “üzerinde” gördüğünüz algısı yaratabilir.

Bu “tüm” angaryaları üzerinize alın demek değildir, uygun bir paylaşım yapabilirsiniz, önemli olan sizin de o paylaşımda payınıza düşeni almanızdır.

Zamanında Geri Besleme Verin

Geri beslemelerinizde referans beklentiyi de düşünerek ve davranışın ve performansın sizin tarafınızdan gözlemlenen çıktısını paylaşarak zamanında ifade etmeniz çok önemlidir. Aynı zamanda siz de ekip üyelerinizin size geri besleme vermesini teşvik edecek bir yaklaşımda olunuz.

Ekip üyelerinizin güçlendirmek, projeye heyecanlarını artırmak, iyi yaptıklarını takdir etmek ve beklentinin altında kaldıklarında geliştirici geri bildirim vermek proje başarı şansınızı artıracaktır.

Herkesi bilgilendirin

Ekip lideri olarak, ilerlemeyi yöneticinize rapor edeceksiniz, bunu ekipten aldığınız güncellemelere paralel olarak yapmanız iyi olur. Ekiple de yapacağınız sunumu paylaşabilirsiniz örneğin…

Ayrıca, özellikle takdir söz konusu olduğunda, herkese hakkını verin. Sizce muhteşem olduğunuz için mi proje iyi gidiyor? Tabii ama bunu söylemeyin. Projenin iyi gittiğini ve bunun ekibin harika çalışmasına borçlu olduğunuzu belirtin. Ekibin bir parçası olduğunuz mesajı da bu cümlelerle birlikte iletilmiş olur.

Peki ya proje çok kötü gidiyorsa? Sorumluluğu paylaşacak mısınız? Evet, ama sadece bire bir görüşmelerle… Ekip üyeleriyle tek tek konuşabilir ve olumlu yönlerini veya katkılarını ve değiştirmek gereken yönleri paylaşabilirsiniz.

Başarılı bir şekilde yönetilen bir ekip projesinin kariyerinizi geliştirebileceğini, mesleki itibarınızı artırabileceğini ve çalışmanızı kuruluşunuzda görünür kılabileceğini unutmayın. Sonuç, sizin için ek görevler veya terfi olabilir.

Kolay gelsin!