Toplantıları Güvenli Alanlar Haline Getirmenizin 5 yolu
Toplantıları Güvenli Alanlar Haline Getirmenizin 5 yolu
Bertay Fişekçi İş yerinde toplantıları faydalı, verimli ve sonuç alıcı hale getirmek ekip lideri olarak önemli dar boğazlarınızdan birini çözmek anlamına gelebilir. Ortalamada bir çalışanın çalışma saatlerinin üçte birini toplantılarda geçirdiği saptanmış, bu yüksek bir oran…
Kurumsal kariyerimde iyi toplantıları, kötü toplantıları ve çok kötü toplantıları görme ve deneyimleme fırsatım oldu, bu deneyimlerden yola çıkarak size 5 önerim var.
Ortak Kuralları Bilinir hale getirin
Belki kulağa “kontrolcü” veya “bürokratik” gelecek ama toplantılarla ilgili yürüyen ve her çalışanın zaten bildiği ve doğal bir davranış olarak uyguladığı kurallar olması hayatınızı kolaylaştıracak ve toplantı verimliliğini artıracaktır. Bunlarla ilgili kısa bir belge hazırlayıp paylaşmanız yerinde olur. Örneğin uzaktan yapılan video toplantılarda kamera açma veya mikrofonla ilgili kurallar, toplantı öncesi yapılacaklarla ilgili kurallar, toplantı içinde konuşma ile ilgili kurallar… Bunlar her katılımcıyı doğal ve herkesin akışı içine sindirdiği bir ortama getirecektir.
Farklı ekip liderlerinin farklı yaklaşımları olabilir, bu da katılımcılarda ne kadar konuşabilecekleri, ne kadar rahat hissedebilecekleri konusunda değişik duygulara yol açabilir. Herkesin bildiği ve kabul ettiği temel kurallar bu noktada da işe yarayabilir.
Ekibin birbirini sorumlu kılması için de bu yaklaşım fayda sağlayabilir. Ortaya konan ve herkesçe kabul edilen toplantı kurallarına açıkça uymayan bir çalışan varsa, sadece ekip lideri değil, diğer ekip arkadaşları da ona anlık geri besleme verebilmelidir.
Toplantı Öncesi Yapılacakları Atlamayın
Size bir toplantı davetiyesi geldiğinde ve toplantı ile ilgili davetiyede hiç bir bilgi olmadığında nasıl hissediyorsunuz? Ekip liderleri attıkları toplantı davetiyesinin arkasını doldurmalı, katılımcılardan ne istendiğini net olarak ifade etmelidirler. Toplantıda neler tartışılacağını, hangi süreçte hangi kaynakları kullanacağınızı ve sonunda ne olmasını istediğinizi net ifade etmeniz verimliliği artıracaktır.
Bu katılımcıların zihnen toplantıya hazır olmalarını da sağlar. Zor bir konuysa veya duygusal bir tarafı varsa bu hazırlık faydalı olur.
Toplantı öncesi bilgilendirme beyin fırtınası toplantıları için de çok faydalı olur. Bir çok çalışan anlık fikir geliştirme konusunda yeteri kadar iyi olmayabilir, bu ön notlar çalışanın konu ile ilgili önceden bazı fikirleri geliştirmesine ve toplantıya hazırlıklı gelmesine de sebep olacaktır.
Aktif Dinleyin ve Ses Tonunuza Dikkat Edin
Katılımcılar, ekibiniz, sizin onları aktif dinleyip dinlemediğinizi hemen sezebilirler. Eğer dinlemediğinizi sezerlerse konuşmaktan ve düşüncelerini paylaşmaktan imtina edebilirler. Dinlediğinizi ve söylenenlerle ilgilendiğinizi açık sorular sorarak gösterebilirsiniz.
“Bu tartışmada yanlış yok”
gibi ifadelerle katılımcıları rahat konuşmaya teşvik edebilirsiniz.
Diğer önemli konu da ses tonunuz ve söylediğiniz bazı kelimeler olabilir. Ses tonunuz “haydi konuş da işimize bakalım” tonundaysa insanların rahat konuşmasını da bekleyemezsiniz. Aynı şekilde “kısa keselim”, “boş konuşmayalım” gibi hafif argo ve “Buranın hakimi benim, kısaca konuşun, zira ben zaten kararımı verdim” mesajını veren kelime öbekleri de size hizmet etmeyecektir.
En az konuşanın sesinin duyulmasını ve değerli hissetmesini sağlayın
Herkesin görüşü önemlidir, değer katabilir. Ekibinizde çok fazla konuşmayan, içe dönük, utangaç mizaçlı çalışanlar varsa, onların seslerinin duyulması için özel çaba sarfetmeniz gerekebilir. Toplantıda hiç konuşmamış ve katkısının değerli olabileceğini düşündüğünüz bir çalışanınıza bir mini soru sorarak onu da toplantının içine alabilirsiniz.
Merve, bugün seni hiç duyamadık, bir sonraki turda görüşlerini duymak isteriz.
Bu çalışanlar konuştuktan sonra teşvik edilmeleri önemli olabilir, söylenenleri kendi kelimelerinizle yeniden ifade edip katkı için teşekkür edebilirsiniz. Bu ekip üyeleriyle ayrıca yapacağınız bire bir toplantılar da onların toplantılarda kendilerini rahat hissetmelerini sağlamada yardımcı olabilir.
Toplantı Sonrası Geri Besleme Verin & Alın
Toplantının sonunda
Sizce bu toplantı nasıldı ve daha iyi olması için fikirleriniz var mı?
diye sorabilir, gelen fikirleri not edebilirsiniz. Benzer şekilde “Ben bu toplantının hazırlanması ve uygulanmasında sizce daha iyi neyi yapabilirdim?” diye sorabilir ve ekipten size geri besleme vermelerini isteyebilirsiniz. Aynı şekilde geri besleme verebileceğiniz ekip üyelerine toplantı özelinde ve davranış temelli geri besleme verebilirsiniz. Örneğin…
Merve, bu toplantıda seni biraz daha aktif görmek isterdim, özellikle harcamalar konusunda fikirlerinin değerli olacağını biliyorum, bu fikirlerini daha ayrıntılı paylaşman için neler olması daha iyi olurdu?
diyebilirsiniz.
Zamanımızın önemli kısmını kaplayan toplantıları daha verimli hale getirmek ekibinize ve şirketinize değer katacaktır.
