Yazılı olmayan ofis kuralları – 2

Bir önceki yazımda, kendi değer yargılarınıza uymasa da, kurumsal dünyanın kendi içinde yazılı olmayan bazı kurallarından bahsetmiştim. Bunların tümüne ben katıldığımı söyleyemem. İşyerindeki stresin kaynaklarından biri, kurumsal dünyada göstermemiz gereken davranışların değer yargılarımıza olan uzaklığının artmasıdır. Veya başka bir deyişle, çalıştığımız şirketin değerleri ve kültürü bizim hayata bakışımızla ne kadar uyum içinde olursa şirkete o kadar bağlı oluruz, hem iyi iş çıkarırız, hem misyonumuz doğrultusunda anlamlı bir eylem bütünlüğü içinde oluruz. Önceki yazıdan devam ediyorum…

1. Acil Durum planınız olsun.
   • Birşeyler iyi gitmediğinde, istediğiniz yönde gelişmeler olmadığında ne yapacağınıza ait bir acil durum planınız olsun.
     • Şu anki pozisyonunuzdan isteğiniz dışında, haksızlık olduğuna inansanız bile uzaklaştırılmanız durumunda ne yapacağınızı bugünden planlayın. Nakit akışınız ile ilgili bir planlamanız olsun ve bugün kanuni haklarınızla işten atılmanız durumunda şu anki hayat kalitenizi koruyarak ne kadarlık bir nakitiniz olduğunu bilin. Bu ihtimali aklınıza getirmeyin, getirmeseniz de B nakit planınız net olarak kafanızda olsun.
   • Bir kötü durumu veya felaketi nasıl idare ettiğiniz size büyük saygı ve güven kazandırır. Bu tür durumlarda kullanmak üzere bazı cevap kalıplarını hazırlayın ve çalışın:
     • “Söz vermeden” cevap vermek : Bu teknikte karşıda sizi sıkıştıran ve hemen cevap isteyen insanla aynı fikirde olduğunuzu söyleyerek zaman kazanabilirsiniz… Mesela bölgenizdeki satışların %10 azaldığını söyleyen müdürünüze karşı : Bu rakamı biliyorum ve bunu ben de kabul edilemez buluyorum. Önümüzdeki iki ay içinde hedeflenen satışa ulaşmak için hazırladığım planı yarın sabah konuşabilir miyiz? diyerek biraz zaman kazanabilirsiniz.
     • “Müşteriden zaman kazanmak : Bir sevkiyatı şirketiniz çok geciktirmiş ve müşteri sizi arayıp artık sizin şirketinizle çalışmak istemediğini söylüyor. Ona “Durumu tamamen anlıyorum, bana çok kısa bir süre izin verirseniz, sorunun ne olduğunu bulup size bilgi vereceğim. Sorun sevkiyatı yapan firma olabilir, bizim firmamızın malı geç sevketmesi olabilir. Siz bizim için çok değerlisiniz, izin verin bunu hemen çözeyim” diyebilirsiniz.
     • Bir müşteriniz “Ürününüz beğeniyorum ama çok pahalısınız” dediğinde : Doğru, satış anında pahalı olabiliriz, fakat kullanımızın ilk üç yılında çıkması muhtemel maliyetleri de göz önüne aldığımızda rakiplerimize göre %10 daha az toplam satın alma maliyeti sunuyoruz” diyebilirsiniz.
     • Kriz anlarında sakin kalmak ve diyalogları uygun hale getirmek için bazı kaynaklar var, görülebilir… Bu konuda da bir alıştırma yapılabilir.
   • İşten çıkarılmanız söz konusu olduğunda çok şey isteyin !
     • Sağlık sigortanızın ne kadar süre daha devam edeceği,
     • İş ararken ofis imkanlarından faydalanma süreniz,
     • Kariyer danışmanlığı hizmeti varsa yararlanma süreniz,
     • Geçmişteki hizmetlerinize ait primler,
     • Çıkarılmakta olduğunuz firmada geçici sözleşme ile veya yarı zamanlı çalışma imkanı olup olmadığı,
     • Şirket aracını bir süre daha kullanma isteği gibi istekleriniz olabilir.
     • Dikkat ! Türkiye’deki şirketler genelde karşılıklı bir “mahkemeye gitmeme” şartı koyarak mümkün olduğu kadar ilişkiyi sürdürmeden çalışandan ayrılmayı tercih ediyorlar. Bu senaryoda çıkış paketinizi en yukarı çekmek en akıllıca yaklaşım olabilir. 
   • Çok zor bir durumdayken yapmayı planladığınız eylemlerle ilgili bir karar test sıralamanız olsun
     • Bu eylemi gerçekleştirirsem bunun en kötü sonucu ne olabilir?
     • Bunun gerçekleşme olasılığı nedir?
     • Peki bunun olumlu sonuçları neler olabilir?
     • Olumlu sonuçların olma ihtimali nedir?
   • Bir problem ortaya çıkmadan önce etrafınızda güvendiğiniz ve size güvenen en az üç kişi ile planladığınız eylemi tartışın, onlara göre ne yapmanız gerektiğini tartışın.
2. Toplantıların ustası olun
   • Harika sorular sorun… bu hazırlıklı olduğunuzu ve dinlediğinizi gösterir. Sadece ilgili görünmek için sormayın, samimi olmaya dikkat edin. Akıllı bir soru işinize hakimiyetiniz ve ilginiz ile ilgili müdürlerinize bir fikir verir.
   • Her toplantıya hazırlıklı olun… Vaktinizi toplantıya yeteri kadar hazırlanmak ve harika sorular sormak için geçirin. Konuyla ilgili iş arkadaşlarınızdan bazı bilgileri toplamaya çalışın. Önceki deneyimlere sahip iş arkadaşlarınızdan alacağınız bazı içgörüler çok işinize yarayabilir.
   • Toplantıya kimlerin katılacağını not edin… Gelenlerden önceki toplantıda bir konuyu ilerleten, bir eylem planı çıkaran kimdi, uygun şekilde eylemlerin ne aşamada olduğunu sorgulayın.
   • Yüzünüzde ilgilendiğinizin ifadesi toplantı boyunca kalsın, başka şeylerle ilgilenmeyin, kalemle oynamayın, kalemi çevirmeyin, not defterine baklava işaretleri çizmeyin, sağa sola bakınmayın, biri konuşurken başkasıyla bakışmayın ve konuşmayın.
   • Not almaya özen gösterin ama not alınmasını saygısızlık olarak görebilecek kimseler olabilir, onlara da dikkat edin.
   • Siz bir toplantı düzenliyorsanız da şunlara dikkat edin
     • Toplantı ajandasını herkese önceden dağıtın.
     • Ayırdığınız saati kesinlikle aşmayın.
     • Gerekli değilse toplantı düzenlemeyin.
     • Orada olması gerekmeyen kimseyi çağırmayın.
     • Etkili bir açılış ve net bir kapanış yapın. Her ikisini de ayrıca prova yapabilirseniz çok faydalı olur, bu sizin profesyonel görüntünüze büyük katkı sağlar.
3. Kimsenin istemediği angarya işleri yapın
   • Kimse iş planı yükünü taşımak istemez. Diğer insanların yardımcı olacaklarını bildiğinizi söyleyip tüm işin sorumluluğunu alın. Sonra parçalara bölüp delege edin, herkes küçük bir parçayı tamamlasın. Sonra bir araya getirip bir dış / iç uzmandan son yorumları alın ve tüm işin olumlu kredisini siz toplayın. (bu çok zor kabul ediyorum)
   • Bölüm pikniğinin tüm yiyecek içecek organizasyonunu üstlenin. Şirket parasını harcayarak tüm yiyecekleri getirecek cömert biri gibi görünürsünüz. Birkaç gün çok çalışarak bayağı bir övgü toplarsınız. (Bu da sempatik değil)
   • Yıl içinde bir tatil zamanı belirleyin ve tatilde çalışın. Çok insan etrafta olmayacağı için sürekli ve verimli çalışabilirsiniz. Birçok kişi tatil aldığı için yöneticiler belli sorumluluklar için insan arayışında olurlar, o ortamda onların yardımına koşun.
   • Kendi iş yükünüzün dışında, iş yükünden sıkıntıda bir çalışana yardım teklifinde bulunun. Bunu içinizden gelerek, onun sıkışıklığını gördüğünüz için yapın.. Birinin işini kolaylaştırmak, yardımcı olmak size doğal bir müttefik kazandırır. Kariyer gelişimi veya şirketteki dinamiklerle ilgili yeni katılan çalışanlara destek olun, şirketteki dinamikleri, kişilikleri sizden duysunlar. Yeni gelen çalışanların oryantasyon programında aktif görev alın, böylece hem bir süredir görmediğiniz diğer çalışanlarla bir merhabalaşmış, hem de yeni gelen çalışana şirketi ve kişileri ilk siz anlatmış olursunuz. Sizi bir “mentör” olarak benimser, belli bir olumlu diyalog geliştirebilirsiniz. Eğer şirkette 5 yılınızı aşmışsanız, tecrübeliler arasına katılmışsınızdır demektir, diğer insanlara yapacağınız yardımlar sizin liderlik görüntünüzü de pekiştirecektir.

Bu öneriler çoğunlukla şirkete bağlılığınızı arttırır, şirkete ve müşteriye faydanızı arttırır, sizi içtenlikle daha iyi iş çıkarma yolunda teşvik eder, bu arada da kariyer yolculuğunuzda şansınızı arttırabilir.

Bu yazının ilhamını şu kitaptan aldım…