“Sürekli Düzeltmekten Yoruldum!” Diyen Yöneticiler İçin Pratik Rehber

“Yetki vermeye ve özerklik tanımaya çalışıyorum ama işlerin kalitesi hiç iyi değil. Sürekli düzeltmekten yoruldum.”

Bu cümle size tanıdık geliyor mu?

Bu benim danışanlarımdan sıkça duyduğum bir cümle, üzerinde düşünmeye ve bir rehberle yardımcı olmaya karar verdim.

Net iş dağılımı yapıyorsunuz. Takip ediyorsunuz. Ekibin “gerisini” halledeceğini varsayıyorsunuz.

Ama bir şekilde… işler yine ters gidiyor.

• Raporlar hatalı şekilde sunuluyor
• Önemli son tarihler kaçırılıyor
• E-postalar yanlış bilgilerle gönderiliyor
• Küçük ama kritik adımlar sürekli unutuluyor

Ve sonunda her şeyi kontrol etmekten başka çare yok gibi düşünmeye başlıyorsunuz.

Bu noktada ekibinizle ilgili kendinize şu soruları soruyor olabilirsiniz:

• Gerçekten umursamıyorlar mı?
• İşlerini aceleyle mi yapıyorlar?
• Rollerde yanlış insanlar mı var?

Bu durum hem sinir bozucu hem de yorucu olabilir. Ama iyi haber şu ki bence bu durum ekibinizde kalıcı ve değişmeyecek bir sorun olmayabilir.

Bu aslında bir liderlik sorunu ve diğer problemler gibi çözülebilir.

Eğer ekibiniz sürekli detayları kaçırıyorsa, ne kadar sinir bozucu olsa da, bunu çözmek yine sizin sorumluluğunuzda ve bunu mikro yöneticiliğe dalmadan başarabilirsiniz.

Gelin adımlara bakalım:

Adım 1: Kök Nedeni Bulun – Neden Detayları Kaçırıyorlar?

Herhangi bir problemi çözmeden önce, kök sebebini tam olarak anlamamız gerekir.

Bu tür hatalı iş sonuçlarının veya ayrıntılara özensizliğin sadece dikkatsizlik olduğunu varsaymak kolay olabilir fakat gerçek genellikle daha spesifik sebeplerden kaynaklanabilir.

Olası nedenler:

• Belirsizlik – Beklentileri tam olarak anlamamışlar.
• Bilişsel aşırı yük – Odaklanmak için çok fazla işleri var
• Gerçek hesap verebilirlik yok – Hatalar olduğunda “hiç bir şey” olmuyor
• Olumsuz etkiyi görmüyorlar – Bu küçük hataların büyük resmi nasıl etkilediğini fark etmiyorlar
• Aşırı görev değiştirme – Sürekli görevler arasında geziniyorlar, bu da bir şeyleri gözden kaçırmalarını kolaylaştırıyor.

✅ Ne Yapmalı:

Sonuçlara varmadan önce derin bir nefes alın ve kendinize şunları sorun:

• “Bu detayların kaçırılmasına neyin sebep olduğunu düşünüyorsun?”
• “Bu işin düzgün yapılabilmesi için yeterli zamanın ve kaynağın olduğunu düşünüyor musun?”
• “Bu hataları olmadan önce yakalamanı sağlayacak süreçler neye benzerdi?”

İlk adım olarak kök nedene ulaşmamız gerekiyor.

Adım 2: Yeni Bir Standart Belirleyin (Ve Pazarlık Konusu Yapmayın)

Eğer ekibiniz detay odaklı değilse, detayların o kadar önemli olmadığını düşünüyor olabilirler. Bunu değiştirmek elimizde.

Zihniyeti nasıl değiştirirsiniz:

• Detayları gerçek sonuçlarla bağlayın. Küçük hataların nasıl büyük problemler yarattığını gösterin. İstenen detay seviyesinin büyük resimdeki etkisini ekibinizle paylaşın.
• Detaylara dikkat etmeyi performans beklentilerinin bir parçası yapın. Eğer bu konu sizin takip ettiğiniz bir şey değilse, ekibiniz konuyu ciddiye almayabilir. Sadece 1’e 1 toplantılarda bahsetmek bile faydalı olabilir.
• Kalite standardı konusunda duyarlığınızı gösterin. Eğer belli hatalara bir iki kez göz yumarsanız, detayların gerçekten önemli olmadığını düşüneceklerdir.

✅ Bir sonraki ekip toplantınızda ne söyleyebilirsiniz:

“Bundan sonra detaylara dikkat etmeye birlikte özel bir özen gösterelim. Bu ekipten hatalı bir şey çıkarsa, bu hepimizin sorumluluğunda. İtibarımız ve algımız ekibin yarattığı kaliteli çıktılara bağlı!”

Adım 3: ‘Sürpriz Yok’ Kuralını Uygulayın

Eğer sürekli olarak son anda hatalarla karşılaşıyor ve çoğu kez düzeltmek için zaman bile bulamıyorsanız, daha iyi bir kalite kontrol sistemine ihtiyacınız var.

‘Sürpriz Yok’ Kuralı:

• Ekibinizin işi sadece son aşamada değil, sürecin daha erken aşamalarında kontrol etmelerini sağlayın
• Siz yakalamadan önce potansiyel hataları işaretlemelerini sağlayın
• Sonraki aşamalara geçmeden önce detayları gözden geçirmek için iş akışlarına ‘güncelleme mini buluşmaları’ ekleyin

✅ Nasıl Yapılır:

• İş çıktıları ile ilgili kendiniz ve ekibinizdeki her bireyin “bireysel yapılacaklar listesine” özen göstermesini isteyin, takip edin. Gerekirse birlikte çalışma yazılımlarında ekip üyelerinin birbirlerine “görev” atamalarını sağlayın ve izleyin.
• Önemli çıktılar için o işi yapanın dışında farklı birinin final ürünü veya raporu kontrol edecekleri bir süreç oluşturun.

Adım 4: Gerçek Hesp verebilirlik oluşturun

Eğer ekibiniz detay odaklı değilse, muhtemelen “Nasıl olsa müdürümüz hatalarımızı yakalar” diye düşünüyorlardır. Bu gerçekten değişmeli.

Sahiplenme nasıl sağlanır:

• Bir hata olduğunda, bunu kendilerinin düzeltmesini sağlayın (Ne kadar cazip olsa da “atlayıp” onlar için düzeltmeyin!)
• İşlerini gerçek risklerle bağlı hale getirin. Eğer bir müşteriye yanlış bilgi gönderiyorlarsa, bunu açıklayıp düzelten kendileri olsun.

Sonuç olarak, eğer ekibiniz detayları kaçırmaya devam ediyorsa, bu sadece davranışlarındaki bir varsayılan durum değil, önerdiğim bu yaklaşımlarla ekip yöneticisi olarak onlara yardımcı olabilirsiniz.