Ne verirsek yapar!
Bertay Fişekçi Ekibinizde “her işi yapan” biri var mı?
Bu arkadaşımız bir süredir o rolde çalışıyor, yardımsever ve becerikli biri olarak biliniyor. Boşluk varsa doldurması isteniyor, o da hiç yüzünüzü kara çıkarmadı bugüne kadar… Rol tanımına baktığınızda belki yaptıklarının üçte biri yazılı halde, her yere koşuşturan bir hali var.
Ekip yöneticisi olarak bu durumdan memnun olabilir veya görünebilirsiniz. Biraz uzaktan baktığınızda işler “yetişiyor”, top yere düşmüyor, büyük bir skandal olmadan ekip işleri idare ediyor gibi görünüyor olabilir.
Bu memnuniyetinizin bir maliyeti olduğunu hatırlatmak isterim ve çoğu kez bu maliyeti bu “her işe koşan” arkadaşınız ödüyor olabilir.
Kariyerimde Siemens Almanya ofisinde çalışırken bu kısmen başıma gelmişti, ben bana verilmeyen bir ek işi kendi isteğimle aldığımda bu ekipte bir algı yaratmış ve bana daha fazla, bazen de istemediğim işlerin gelmesine yol açmıştı.
Bu durum nasıl oluşuyor?
Durup dururken tüm boşlukları dolduran bir rol/kişi yaratmadınız, bu durum şu sebeplerle oluşmuş olabilir:
- Ayrılan bir arkadaşımızın sorumluluklarını geçici olarak bu arkadaşımız aldı, zamanla yaptığı işler “kalıcı” hale geldi, bu yaptığı yeni işler rol tanımına hiç yazılmadı.
- Bu arkadaşımız içeriden terfi etti, ederken yeni sorumluluklar eklendi ancak “zaten işi biliyor” diyerek rol tanımı yazıya geçirilmedi.
- Bu arkadaşımız yaptığı işte iyi olduğu için ona bazı ek işler verilmeye başlandı, onları da başardığı için devamı geldi, bu ek görevler iş tanımına eklenmedi.
Bu üç senaryoda da ortak özellik bu rolün kendiliğinden “gelişmesi” diyebiliriz.
Bu durumun üç farklı sonucu
- Yukarıdan bir bütçe kısıntısı, bir yeniden organizasyon iradesi geldiğinde ve ekibinizdeki tüm çalışanların “neler yaptığı” sorulduğunda bu tür bir çalışanınızın yaptıklarını net ifade etmeniz ve açıklamanız zor olur. “O her işi yapar” dediğinizde bunun rol tanımları ve maliyetler açısından pek savunulabilir olmadığını görmemiz gerekiyor. Bu arkadaşımızın yaptığı “ek” görevlerin savunulması tanımsız olduklarından daha zor olacaktır.
- Bu arkadaşımız bu çalışma şekline bugün itiraz etmiyor olabilir ancak tükenmişlik sendromuna en yakın kişi olması da olasıdır. Bugünkü durum ona “ihtiyaç hissedilme”, “iş bitirici olma” gibi boyutlarda bir tatmin veriyor olabilir ancak bunun sürdürülebilir olması çok zordur. Bu kişi sağdan soldan gelen farklı isteklere göre eylemlerini planladığı için bir süre sonra yönü olmayan bir iş yükü ile de karşı karşıya kalacaktır. Hele sınır çizmekte de iyi değilse, akan bir iş yükünün içinde kaybolabilir.
- Performans değerlendirme günü geldiğinde ortaya çıkan bu durumun ne kadar adaletsiz olduğunu gözlemleyebilirsiniz. Bu arkadaşınız yazılı olandan çok fazlasını yapıyor ve diyelim ki belli noktalarda iyileştirmesi gereken konular da var… Bu noktaları yazılı ve tanımlanmış bir rol olmadığından ifade etmeniz de zorlaşıyor. Geri beslemenin etkili olması için gereken o “referans” performansın tanımlı olmadığı durumda yönetici olarak da zor bir ikilemdesiniz, sizin niyetiniz ve yaklaşımınıza göre durum yıkıcı da olabilir.
Çözüm önerileri
Rol tanımını yazdırın : Bu arkadaşımız son üç ayda hangi görevleri yaptığını yazsın, bunu var olan rol tanımı ile karşılaştırarak başlayın.
Temel sorumlulukları seçin : Bu listede en önemli ve rolün tanımı olabilecek üç ana sorumluluğu seçin ve diğer işleri ilgili olmalarına bağlı olacak şekilde “destek” işleri olarak tanımlayın.
Performans kriterlerini yazın : Bu seçtiğiniz üç ana temel görev için karşılarına rakamsal performans kriterlerini yazın ve bunu karşılıklı netleştirin. Bu belge sizin sonraki aylarda referansınızı oluşturacak.
Rol dışı görevleri de listeleyin : Rolün dışında kalan işleri de netleştirmekte büyük fayda var. Bu işlerin ne şekilde ve kimler tarafından yapılabileceğini belirleyin.
Bu görüşmeden önce arkadaşımıza bu toplantının onu kısıtlamak için değil, yaptıklarının daha görünür olmasını ve net olmasını sağlamak için olduğunu da belirtebilirsiniz.
En değerli çalışanınızı en savunmasız kişiye çeviren şey, sizin ona duyduğunuz güven olabilir.
Kazanan Liderler Kulübünde bu konuları bir topluluk içinde deneyimleyerek ilerliyoruz, katılmak ister miydiniz?
